Nếu bạn luôn nhận một lượng lớn mail trên Outlook thì tính năng tạo folder sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn đấy. Chúng sẽ đơn giản hóa mục Inbox của bạn và giúp bạn sắp xếp gọn gàng lại đống mail đó. Bạn cũng có thể tạo các subfolder nhỏ nằm trong từng folder lớn.

Không những thế, Outlook còn cung cấp tính năng phân loại từng mail riêng biệt nữa. Trong bài viết này, GhienCongNghe sẽ hướng dẫn bạn cách tạo folder trong Outlook, phân chia thành từng subfolder và hạng mục để giúp tài khoản Outlook của bạn gọn gàng nhất có thể.

Lưu ý: Bài hướng dẫn này áp dụng cho Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, và Outlook.com.

Cách tạo folder trong Outlook

Để có thể lưu trữ mail vào một vị trí khác ngoài mục Inbox, bạn có thể tạo các folder khác nhau trong Outlook. Thao tác tạo folder cũng đơn giản thôi. Bạn có thể đặt tên từng folder và sắp xếp chúng theo hệ thống thứ bậc bằng cách tạo các subfolder nhỏ nữa.

Kéo từng bức thư riêng lẻ từ mục Inbox hoặc folder khác sang folder mới của bạn để sắp xếp gọn gàng từng mail khác nhau. Bạn cũng có thể click chuột phải vào một bức thư và chọn Move, sau đó chọn bất kì folder nào bạn muốn chuyển bức mail đó tới.

Để làm được như vậy thì hãy làm theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Ở trong bảng điều khiển bên trái của Outlook Mail, chọn thư mục Inbox.
• Bước 2: Click chuột phải và chọn New Folder.
• Bước 3: Đặt tên thư mục mới xuất hiện.
• Bước 4: Nhấn Enter.
• Bước 5: Để tạo subfolder, chọn folder bạn muốn chứa subfolder đó và làm lại các bước ở trên.

Sử dụng tính năng Categories để phân loại màu sắc các bức thư

Để sắp xếp các bức thư, bạn cũng có thể áp dụng tính năng phân loại thành từng hạng mục. Bạn có thể sử dụng màu sắc mặc định hoặc cá nhân hóa chúng lên bằng cách cài đặt mục ưu tiên phân loại. Để thực hiện thao tác này trên Outlook.com, bạn hãy chọn một bức thư và chọn Categorize > Manage categories. Trong hộp thoại Categories, bạn có thể thêm vào hoặc xóa bớt các hạng mục và đưa vào danh sách Favorite theo mong muốn.

Để cài đặt mục ưu tiên phân loại trong Outlook, chọn Home > Categorize > All Categories. Bạn sẽ có tùy chọn thêm hạng mục, xóa hạng mục, đặt lại tên hạng mục, và chỉ định phím tắt cho các hạng mục.

Để áp dụng phân loại màu cho một bức email thì:

• Bước 1: Mở một email trong danh sách thư.
• Bước 2: Chọn Categorize ở trong mục Tag của tab Home.
• Bước 3: Chọn hạng mục bạn muốn áp dụng vào bức email đó. Bảng màu sẽ xuất hiện bên cạnh bức email trong danh sách thư và tiêu đề của email đã chọn.

Phương án thay thế:

• Bước 1: Trong danh sách thư, click chuột phải vào email bạn muốn phân loại.
• Bước 2: Chọn Categorize trong menu hiện ra.
• Bước 3: Chọn hạng mục bạn muốn áp dụng cho email đó. Bảng màu sẽ xuất hiện bên cạnh bức email đó.

Mẹo: Muốn chia bức email đó vào nhiều hạng mục? Hãy áp dụng nhiều mã màu vào email đó.

Tạo Folder mới trong Outlook.com

Bạn có thể kéo thả các bức email vào các folder khác nhau hoặc có thể click chuột phải vào chúng và chọn Move, sau đó chọn folder bạn muốn di chuyển bức email đó.

• Bước 1: Chọn New Folder. Đường dẫn New folder được đặt dưới cùng của danh sách folder. Một hộp văn bản trống sẽ xuất hiện dưới đáy của danh sách folder.
• Bước 2: Nhập tên folder.
• Bước 3: Nhấn Enter.

Tạo subfolder trong Outlook.com

Để tạo một subfolder cho một folder đã tồn tại trong Outlook.com thì hãy làm như sau:

• Bước 1: Click chuột phải vào folder mà bạn muốn chứa subfolder mới. Hãy cẩn thận chọn nhầm danh sách Favorite.
• Bước 2: Chọn Create new subfolder trong menu hiện ra. Một hộp văn bản sẽ xuất hiện dưới folder bạn mới vừa click chuột phải vào.
• Bước 3: Đặt tên cho folder mới.
• Bước 4: Nhấn Enter để lưu subfolder mới tạo.

Lưu ý: nếu bạn muốn tạo subfolder nhỏ hơn nữa cho một subfolder khác thì hãy làm lại 4 bước trên.

Vậy là xong! GhienCongNghe đã giúp bạn đỡ sợ việc sắp xếp và quản lý email hơn bằng cách tạo folder trong Outlook cực dễ dàng mà lại đem lại hiệu quả tốt đến bất ngờ. Nếu có gì thắc mắc hay góp ý thì hãy để lại comment ở dưới cho tụi mình nhé!

Theo lifewire.com