Nếu bạn chỉ dùng Cc mà không bao giờ dùng To thì chắc chắn bạn chưa hiểu ý nghĩa của hai hình thức nhận email tưởng giống nhau nhưng lại khác nhau này. Cùng GhienCongNghe tìm hiểu Cc là gì và cách dùng Cc đúng và hiệu quả nhất nhé.

Cc là gì?

Một số thuật ngữ hiện nay vẫn đang được sử dụng trong email lại được vay mượn từ hình thức liên lạc trên giấy của ngày xưa. Bạn đã từng thắc mắc Cc là viết tắt của từ gì chưa?

Cc trong email là viết tắt của từ tiếng Anh Carbon Copy có nghĩa là bản sao. Nếu định nghĩa trên vẫn còn khá khó hiểu và chẳng tạo bất kỳ mối liên quan nào với hộp thư email của bạn, đừng vội, GhienCongNghe sẽ giải thích lý do tại sao bạn lại cần nó trong email cũng như các trường hợp cần thiết sử dụng chức năng này.

Quay lại thời điểm mà hầu hết mọi thông tin liên lạc của chúng ta đều được ghi lại bằng văn bản trên giấy. Khi cần thiết phải tạo bản sao chép của thông tin, bạn nhất định cần đến một thứ gọi là giấy than được đặt giữa hai tờ giấy trước khi viết. Nôm na sẽ như ảnh minh họa bên dưới:

Bằng cách này, tất cả những gì bạn vừa viết ở tờ giấy phía trên cùng sẽ được in chìm qua giấy than lên tờ giấy còn lại ở bên dưới. Và bản giấy cuối này này sẽ được gọi là bản sao cacbon của bản gốc. Ngày nay, mặc dù việc giao tiếp đã  chuyển dần xu hướng từ văn bản giấy thô sơ sang hộp thư điện tử hiện đại, thì nhu cầu gửi các bản sao vẫn nguyên vẹn như cũ. Và thế là hình thức nhận email Cc đã ra đời theo cách này.

Vậy câu hỏi đặt ra là khi cần gửi email cho nhiều người, chúng ta có nhất định phải dùng Cc không?

Thực tế là không. Ngoài hình thức nhận email Cc còn có To. Nếu bạn nhập nhiều địa chỉ email vào trường To thì tất cả những địa chỉ email đó đều nhận được thư của bạn. Khác biệt chỉ nằm ở ý nghĩa, những người nhận email theo hình thức To sẽ cần phải trả lời lại người gửi còn những người nhận email theo hình thức Cc không bắt buộc phải trả lời lại người gửi.

Múc đích phải phân biệt như vậy là vì có nhiều tình huống nội dung của email liên quan đến nhiều người trong đó có người trực tiếp tham gia trò chuyện, trao đổi nhưng cũng có người chỉ cần theo dõi để nắm được thông tin trong cuộc trò chuyện đó.

Cách sử dụng Cc hiệu quả

Trường Cc cho phép bạn gửi bản sao của email đến bất kỳ người nhận nào trong danh sách đã được lựa chọn trước đó. Đại đa số các trường hợp, Cc thường được sử dụng với mục đích liên tục cập nhập thông tin đến các cá nhân liên quan trong thư được gửi. Tuy nhiên, cách gửi email này đơn thuần là tạo thêm những bản sao mới cho dù hộp thư của người nhận đã nhận được email này trước đó.

Thử tưởng tượng với mỗi email được gửi, quản lý của bạn đều được Cc vào email đó thì hộp thư của anh ấy sẽ như thế nào nhỉ? Trường Cc lúc này sẽ không hỗ trợ hiệu quả lắm ngoài việc khiến hộp thư của người nhận thêm phần lộn xộn mà thôi.

Không chỉ vậy, một số lượng lớn email Cc có file đính kèm sẽ nhanh chóng chiếm đầy dung lượng lưu trữ email của bạn. Như vậy, biết bao nhiêu dung lượng lưu trữ sẽ bị lãng phí theo cách này?

Nếu bạn Cc vô tội vạ cho một người nào đó thì thực sự với họ sẽ là cơn ác mộng. Bên cạnh đó, việc Cc quá nhiều người và lặp đi lặp lại có thể khiến email của bạn bị coi là spam và sẽ không xuất hiện trong hộp thư đến của người nhận nữa đấy.

>> Bcc là gì? Gửi email thường xuyên mà không biết cách dùng Bcc thì không được đâu nhé.

GhienCongNghe hy vọng bài viết trên sẽ mang lại nguồn tham khảo hữu ích cho bạn, qua đó giúp bạn hiểu được Cc là gì và cách dùng Cc hiệu quả. Nếu bạn thích bài viết này, đừng quên Like & Share để ủng hộ GhienCongNghe nhé.

Tham khảo Sparkappmail