Cuộc sống hiện đại khiến con người ta luôn phải ngập đầu trong deadline. Nguyên nhân chủ yếu dẫn tới tình trạng đó là việc sắp xếp và quản lý đầu việc chưa thực sự khoa học và hiệu quả. Vậy làm thế nào để quản lý công việc tốt hơn? Trong bài viết mà GhienCongNghe chia sẻ sau đây sẽ giới thiệu công cụ có tên Trello. Vậy Trello là gì và sử dụng chúng sao cho hiệu quả.

Trello là gì?

Trello là một ứng dụng quản lý dự án và công việc một cách khoa học và hiệu quả. Công cụ này có nhiều tiện ích linh hoạt, dễ sử dụng và hoàn toàn miễn phí. Hiện nay, Trello là phần mềm quản lý dự án hiệu quả có nhiều người dùng nhất không chỉ tại Việt Nam.

Trello có ngoại hình tương tự như một ứng dụng ghi chú, chứa các bảng có ghi chú đính kèm. Các dự án và nhiệm vụ có thể được sắp xếp thành các cột và di chuyển dễ dàng để chỉ ra quy trình làm việc, ai đang và sẽ nhận một đầu việc nào đó và trạng thái hoàn thành công việc ra sao.

Trello dùng để làm gì?

Trello là công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp lập kế hoạch, phân công và theo dõi công việc một cách hiệu quả và có tổ chức. Người dùng có thể dễ dàng thay đổi thứ tự ưu tiên của các công việc do những sự thay đổi trong quá trình làm dự án.

Nhiệm vụ có thể chứa thông tin phong phú bao gồm hình ảnh và tệp đính kèm, cộng với chúng có thể được gán thời hạn và dữ liệu theo dõi trạng thái khác. Nhiệm vụ cũng có thể chứa ghi chú, cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi tiến độ và những người cụ thể có thể được gắn cờ để hành động và theo dõi.

Ưu và nhược điểm của Trello là gì?

Ưu điểm của Trello là gì

Những ưu điểm sau đây của Trello khiến cho công cụ này được lòng của những nhà quản lý ưa dùng và sử dụng, bao gồm:

• Ghi nhớ và quản lý công việc một cách rõ ràng. Với ba trạng thái To do (cần làm), Doing (đang làm) và Done (hoàn thành), người dùng sẽ nắm được những công việc đã, đang và sẽ làm.
• Cài đặt ngày đến hạn giúp người dùng bắt kịp tiến độ công việc.
• Dễ dàng chỉ định thành viên cho công việc cụ thể.
• Hệ thống sắp xếp công việc khoa học và dễ dàng điều chỉnh. Người dùng có thể sử dụng các nhãn có màu sắc khác nhau cho các công việc ưu tiên theo thứ tự.
• Công cụ tích hợp nhiều tính năng và miễn phí cho người dùng.

Nhược điểm của Trello là gì

• Trello hoạt động không hiệu quả với những nhóm thành viên lớn.
• Môi trường giao tiếp kém. Các thành viên có thể bình luận trong các thẻ nhưng không thể trao đổi chung về toàn bộ dự án.
• Không phân cấp thành viên quản trị.
• Thiếu báo cáo công việc. Trello chưa có tính năng về phần trăm công việc hoàn thành, bao nhiêu người hoàn thành công việc đúng hạn.

Bảng, Danh sách, Thẻ trong Trello là gì?

Công cụ quản lý công việc Trello bao gồm 3 thành phần chính sau

Trello Board (Bảng) tương đương như một dự án hay một nhiệm vụ công việc lớn. Để quản lý hiệu quả, người dùng cần tạo ra những Trello Board khác nhau cho từng dự án riêng biệt.

Mỗi Trello Board bao gồm nhiều danh sách khác nhau chứa thông tin ở các giai đoạn trong dự án. Danh sách là nơi để tạo ra một quy trình làm việc và kiểm soát tình trạng công việc.

Thẻ là đơn vị chi tiết nhất trong Trello Board. Các thẻ là đại diện cho các công việc cụ thể cần được thực hiện trong một danh sách. Các thẻ cùng tình trạng hoặc tính chất được sắp xếp trong cùng một danh sách. Người dùng có thể di chuyển thẻ qua lại giữa các danh sách.

Cách tải Trello về máy tính và cài đặt

Chỉ với 6 bước sau, bạn có thể dễ dàng tải và cài đặt Trello về máy tính của mình.

Bước 1: Bạn truy cập vào trang chủ của Trello tại https://trello.com/vi/platforms

Bước 2: Tại mục Computer (Cho máy tính). Nếu bạn dùng MacOS, chọn App Store. Nếu bạn dùng Windows 10 trở lên, chọn Microsoft.

Bước 3: Sau đó, trình duyệt sẽ tự động điều hướng sang cửa sổ mới. Chọn Get (Nhận)

Bước 4: Chọn Install (Tải) để cài đặt ứng dụng.

Bước 5: Chờ một khoảng thời gian để tải ứng dụng.

Bước 6: Sau khi tải xong, chọn Launch (Khởi động) để mở ứng dụng.

Cách dùng Trello quản lý công việc hiệu quả

Sau khi cài đặt xong ứng dụng Trello, bạn hãy bắt đầu làm quen với phần mềm qua các bước thực hiện sau.

Bước 1: Mở phần mềm, đăng ký tài khoản và đăng nhập.

Bước 2: Tại giao diện màn hình chính, nhấn dấu + ở góc trên bên phải và chọn Tạo bảng.

Bước 3: Đặt tiêu đề cho bảng, chọn màu nền và sau đó nhấn Tạo bảng.

Bước 4: Nhấn Thêm danh sách để tạo danh sách công việc.

Bước 5: Đặt tên cho danh sách và nhấn Thêm danh sách.

Bước 6: Tạo thẻ trong công việc bằng cách nhấn Thêm thẻ.

Bước 7: Đặt tiêu đề cho thẻ và nhấn Thêm thẻ.

Bước 8: Thêm thành viên vào thẻ bằng cách chọn thẻ mà bạn muốn thêm và sau đó nhấn biểu tượng cây bút.

Bước 9: Tại phần Thêm vào thẻ phía bên phải màn hình, nhấn Thành viên. Sau đó chọn thành viên mà bạn muốn thêm vào.

Hoặc bạn nhập email của người muốn thêm, đặt tên cho thành viên và nhấn Gửi.

Bước 10: Đặt deadline cho công việc bằng cách nhấn Ngày đến hạn trong mục Thêm vào thẻ.

Bước 11: Chọn thời gian đến hạn và nhấn Lưu.

Qua đây, bạn đã hiểu được công cụ hỗ trợ quản lý công việc Trello là gì. Bạn có thể bắt đầu thử áp dụng nó vào trong quản lý và sắp xếp công việc của bản thân hoặc nhóm của bạn. Chúng có thể phần nào giải quyết các công việc cần hoàn thành ngay và các đầu việc không cần quá nhiều ưu tiên nhưng bạn lại mất nhiều thời gian cho nó.

Xem thêm:

• Cùng tìm hiểu top 7 app quản lý chi tiêu bạn nhất định phải biết để cuộc sống tốt hơn
• Người muốn thành công không thể bỏ qua top 8 app quản lý thời gian hiệu quả
• Top 7 app nhắc nhở vi diệu cho cuộc sống tốt hơn. Khám phá ngay

Trên đây là những chia sẻ của GhienCongNghe về Trello là gì. Mong rằng những chia sẻ trên giúp ích cho bạn trong việc quản lý công việc. Hãy Like và Share để ủng hộ GhienCongNghe tiếp tục ra những bài viết hữu ích về công nghệ nhé.