Hướng dẫn 3 cách đánh số thứ tự trong Excel cực kỳ đơn giản và dễ dàng

Sử dụng Excel đã lâu bạn đã biết cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản, nhanh gọn chưa?. Hãy để GhienCongNghe hướng dẫn bạn những cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, Excel 2010 hay Excel 2016 cực kỳ đơn giản và dễ dàng nhé.

Tự đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột

Đây là một trong những cách đánh STT cực nhanh và đơn giản nhất.

Bước 1: Mở file Excel của bạn, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên. Sau đó dùng chuột chọn hai ô vừa rồi.

Bước 2: Tiếp theo bạn di chuột xuống góc cuối bên phải đến khi xuất hiện hình vuông nhỏ, sau đó nhấn giữ chuột và kéo xuống để đánh số thứ tự.

Ví dụ: Bạn muốn đánh số thứ tự bắt đầu từ 0.

Bước 1: Bạn nhập số 0 và 1 vào hai ô đầu tiên. Sau đó, dùng chuột bôi đen hai ô vừa rồi.

Bước 2: Di chuột đến góc bên phải cuối cùng đến khi xuất hiện dấu thập đen, rồi nhấn và kéo giữ chuột đến STT (số thứ tự) cuối cùng bạn muốn.

Đánh số thứ tự trong Excel bằng Fill

Bước 1: Mở file Excel bạn cần đánh số thứ tự, rồi nhập số cho ô đầu tiên. Sau đó, ở thanh công cụ chọn Fill, nhấn chọn Series tiếp theo.

Bước 2:

• Ở phần Series, nếu bạn muốn đánh số thứ tự theo hàng thì chọn Rows, chọn Columns nếu đánh số theo cột.
• Ở phần type, bạn chọn Linear để đánh số theo kiểu tăng dần.
• Nhập số bắt đầu ở mục Step value và nhập số cuối cùng ở mục Stop value. Cuối cùng nhấn OK là bạn đã hoàn thành.

Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cho bạn cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, Excel 2010 hay Excel 2016 bằng Fill vô cùng đơn giản và dễ dàng thực hiện.

Sử dụng công thức để đánh số thứ tự trong Excel

Tiếp theo, GhienCongNghe sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Excel sử dụng công thức.

Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm ROW()

Bạn lo ngại việc khi xóa hay thêm một ô sẽ làm đảo lộn số thứ tự của bạn, vậy thì hãy tham khảo cách đánh  số tự bằng hàm ROW sau đây.

Tại ô đầu tiên (mốc điền) bạn nhập công thức sau =ROW(). Sau đó, sao chép và dán công thức này vào tất cả các ô còn lại đến giới hạn mà muốn đánh số. Bạn có thể dùng Fill Handle để tiết kiệm thời gian.

Bạn cùng tham khảo ví dụ dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.

Giải thích thêm: Hàm ROW() hiển thị số thứ tự của hàng hiện tại. Do đó, trong ví trên mình trừ đi 1 trong công thức =ROW () – 1 vì số thứ tự bắt đầu từ hàng thứ 2 trở đi. Tương tự, nếu số thứ tự của bạn bắt đầu từ hàng thứ 8 thì bạn cần nhập =ROW () – 7

Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm OFFSET()

Bước 1: Tại mốc điền đầu tiên, bạn nhập hàm =OFFSET()

Hàm OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]), trong đó:

• Reference: vùng tham chiếu mà bạn muốn căn cứ làm khoảng cách tham chiếu vào đó.
• Rows: số hàng mà bạn muốn trái tham chiếu đến. Hàng có thể là số dương (có nghĩa là nằm ở dưới vùng tham chiếu bắt đầu) hoặc âm (có nghĩa là nằm ở trên vùng tham chiếu bắt đầu).
• Cols: số cột  mà bạn muốn tham chiếu tới. Cột có thể là số dương ( bên phải vùng tham chiếu bắt đầu) hoặc số âm (bên trái vùng tham chiếu bắt đầu).
• Height: chiều cao là số dương được tính bằng số hàng mà bạn muốn có cho tham chiếu trả về.
• Width: độ rộng là số dương được tính bằng số cột mà bạn muốn có cho tham chiếu trả về.

Bước 2: Bạn sẽ  điền các đối số vào hàm =OFFSET()

Chẳng hạn: =OFFSET(A2,-1,0)+1 để bắt đầu đánh số thứ tự. Khi đó, A2 là địa chỉ ô Excel hiện tại của giá trị tham chiếu. Sau đó, bạn nhấn Enter số thứ tự đầu tiên sẽ được thay vào.

Bước 3: Chọn dấu chấm xanh ở góc rồi kéo chuột tới ô cuối cùng mà bạn muốn điền.

Sử dụng hàm COUNTA()

COUNTA() là một trong những hàm thống kê trong Excel được dùng để đếm các ô có dữ liệu (dữ liệu này có thể là các khoảng trống).

Để đếm các ô dữ liệu bằng hàm COUNTA(). Đầu tiên, bạn cần xác định giới hạn các ô bạn muốn đếm. Tiếp theo, nhập hàm =COUNTA()

Cùng xem ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn: Đếm dữ liệu các ô từ D2 đến E7. Bạn nhập =COUNTA(D2:E7) => Nhấn Enter, ô Excel sẽ hiện kết quả của hàm.

Ngoài ra, bạn có thể dùng hàm này để đếm số ở nhiều phạm vi ô khác nhau như ví dụ dưới đây.

Dùng hàm SUBTOTAL()

Hàm SUBTOTAL() có sử dụng được với nhiều loại công thức như: đếm số, phép cộng, trung bình. Hàm SUBTOTAL() được dùng với công thức hàm sau:

= SUBTOTAL(Function_num, ref1, [ref2]…)

Trong đó:

• Function_num: thể hiện thuật toán (tính tổng, đếm, tính trung  bình…). Đây là đối số bắt buộc có.
• ref1: vùng tham chiếu thứ nhất. Đây là đối số bắt buộc có.
• ref2: vùng tham chiếu thứ hai. Từ vùng tham chiếu thứ hai trở đi bạn không nhất thiết cần phải có.

Xem ví dụ sau để hiểu rõ hơn: Vùng tham chiếu được chọn là vùng luôn chắc chắn phải có nội dung để đảm bảo việc đếm các dữ liệu đầy đủ. Sử dụng function_num là 3.

Ở đây bạn chọn với cột B là cột “Tên học sinh”. Bạn sẽ đếm bắt đầu từ dòng thứ 2 nên bắt đầu với ô B2. Khi tiếp tục đếm các dòng tiếp theo thì bạn sẽ đếm cả những ô trước đó:

• Số thứ tự tại dòng 2 = COUNT(B2:B2)
• Số thứ tự tại dòng 3 = COUNT(B2:B3)
• Số thứ tự tại dòng 4 = COUNT(B2:B4)

Dòng B2 sẽ luôn xuất hiện trong các công thức, vậy nên ta cố định điểm B2.

Từ đó, công thức đếm số thứ tự tại ô A2 = SUBTOTAL(3, $B$2:B2)  => Bạn di chuột xuống chấm xanh góc bên phải cuối cùng và kéo xuống đến số thứ tự cuối cùng mà bạn muốn.

Lỗi đánh số thứ tự trong Excel

Thi thoảng, khi bạn đánh số thứ tự trong Excel xảy ra lỗi và không thể thực hiện được. Để GhienCongNghe giúp bạn tìm hiểu và khắc phục các lỗi này nhé.

Tại sao không kéo được số thứ tự trong Excel

Khi bạn bôi đen hai ô đầu tiên và di chuyển đến góc trái cuối mà không xuất hiện dấu thập đen thì tính năng này có thể đang bị lỗi.

Để xử lý vấn đề này, bạn chọn vào File => chọn Options => Advanced và tích vào ô Enable fill handle and cell drag-and-drop => cuối cùng chọn OK.

Công việc còn lại của bạn là quay trở lại file Excel và đánh số thứ tự.

Không Fill Series được trong Excel

Đây là một lỗi khá thường gặp, người dùng công thức Hand – fill nhưng kết quả chỉ được một dòng đầu tiên hoặc không sao chép được công thức từ dòng trên xuống dòng dưới. Tham khảo cách khắc phục ngay dưới đây:

Chọn File => chọn Options => Formulas => chọn Calculation options => tích chọn vào ô Automatic => nhấn OK, kết thúc quá trình sửa lỗi Fill Series.

Đánh số thứ tự trong Excel không liên tục

Đánh số thứ tự liên tục khá đơn giản, nhưng bạn đã biết cách đánh số thứ tự không liên tục trong Excel chưa?. Tham khảo ngay công thức sau đây:

Bạn nhập công thức = if($b1<>””,counta($b$1:$b1),””), ô B1 đảm bảo điều kiện không chứa dữ liệu hoặc công thức.

Nếu các ô đã có dữ liệu hoặc công thức bạn có thể sử dụng hàm sau: = if(Len(B1)>0,CountA($B$1:B1),””)

Xem thêm:

• Thành thạo sử dụng hàm INDEX trong Excel chỉ trong 5 phút
• 6 lỗi VALUE trong Excel và cách sửa lỗi nhanh chóng
• Hiểu về hàm COUNT trong Excel chỉ với những ví dụ cơ bản

Trên đây là 3 cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản và dễ dàng nhất mà GhienCongNghe muốn chia sẻ tới bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn thực hành thành công và nâng cao trình độ tin học văn phòng của bản thân. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích thì hãy like và share đến nhiều người khác nữa nhé.