Microsoft Word là một bộ công cụ soạn thảo hỗ trợ tính năng đánh số trang với nhiều kiểu định dạng khác nhau một cách dễ dàng. Nếu nhu cầu soạn thảo của bạn chỉ dừng ở mức đơn giản, tính năng này dư sức đáp ứng cho bạn. Nhưng nếu như đã có kinh nghiệm sử dụng Word, ắt hẳn bạn sẽ biết tính năng đánh số trang đôi lúc cũng bị sai.

Trong phạm vi bài viết này, hãy cùng GhienCongNghe khám phá những cách đánh số trang trong Word được sử dụng phổ biến nhất nhé.

Cách đánh số trang trong Word cơ bản

Để đánh số vào cuối mỗi trang văn bản, click vào tab “Insert” trên thanh Ribbon (Microsoft gọi thanh menu trên cùng là Ribbon), sau đó click vào nút “Page Number” trong phần “Header & Footer” như hình dưới.

Sau khi click, một menu sẽ xổ xuống đưa ra cho bạn một vài tùy chọn khác nhau về cách đánh số trang trong Word.

• Top of Page: Đánh số trên đầu trang
• Bottom of Page: Đánh số ở cuối trang
• Page Margins: Đánh số trang bên lề
• Current Position: Đánh số trang tại vị trí bạn tự chọn

Rê chuột vào một trong 4 tùy chọn đầu tiên, ở mỗi phần sẽ xổ ra những danh mục tùy chọn khác cung cấp cho bạn ý tưởng tổng thể về cách mà số trang được hiển thị.

Tới đây, bạn hãy thử nghiệm nhiều tùy chọn khác nhau để chọn ra mẫu hiển thị ưng ý nhất nhé. Sau đó hãy click để chọn áp dụng mẫu vào trang, Word sẽ tự động đánh số cho tất cả các trang hiện thời. Trong hình, GhienCongNghe lựa chọn định dạng “Accent Bar” trong phần “Page X” để đánh số trang.

Nếu bạn sử dụng tùy chọn chèn số trang ở đầu hoặc cuối văn bản, khung định dạng Header (đầu trang) & Footer (chân trang) sẽ xuất hiện ở đầu hoặc cuối trang giúp bạn có thể tùy chỉnh thêm nội dung hiển thị cùng với số trang (ví dụ thực tế bạn có thể dùng tính năng này để thêm tên của chương sách theo mục lục). Khi đã hoàn tất phần nội dung tùy chỉnh, hãy ấn nút “Close Header & Footer” (như hình) để hoàn tất thiết lập và quay trở lại văn bản hoặc nhấp đúp chuột vào bất kỳ chỗ nào trong văn bản để đóng cửa sổ tùy chỉnh Header (đầu trang) & Footer (chân trang).

Trên đây là cách đánh số trang trong Word theo hướng đơn giản, và sẽ hoạt động tốt nhất trong trường hợp văn bản không chứa quá nhiều thành phần phức tạp và nhu cầu của bạn chỉ xoay quanh việc đánh số trang đơn thuần với định dạng hiển thị đồng nhất ở tất cả các trang.

» Xem thêm: Số la mã từ 1 đến 100 và cách viết đúng như thế nào?

Một vài cách đánh số trang trong word khác

Ngoài cách đánh số trang cơ bản trên thì có 1 vài trường hợp, các bạn không muốn đánh số trang từ đầu đến cuối. Dưới dây là các cánh đánh số trang đơn giản mà cũng rất hay gặp khi soạn thảo văn bản.

Cách đánh số trang bỏ trang đầu trong Word 2007, 2010, 2013, 2016

Trong trường hợp trang đầu tiên của file văn bản đóng vai trò là trang bìa, ắt hẳn bạn sẽ muốn sử dụng định dạng số trang khác biệt so với phần còn lại và cũng có thể là không đánh số trang cho phần này, bắt đầu đánh số trang từ trang 2. Khi tiến hành tùy chỉnh đánh số trang, khung định dạng Header hoặc Footer sẽ xuất hiện, hãy click đúp chuột vào một trong 2 phần trên, giao diện Word sẽ kích hoạt tab “Design” trên thanh Ribbon, phần “Header & Footer Tools” (như hình dưới)

Trong thẻ “Design” mới xuất hiện, bạn sẽ thấy tùy chọn “Different First Page” như hình minh họa bên dưới. (chỉ xóa số chứ không có thay đổi thứ tự các trang tiếp theo)

Điều quan trọng bạn cần nắm ở đây đó là tùy chọn này sẽ được áp dụng cho phần tài liệu đã được đánh số trang. Nếu nhu cầu đánh số trang của bạn là đồng nhất ở tất cả các phần, việc chọn tùy chọn “Different First Page” sẽ bỏ đi phần số trang ở trang đầu tiên. Sau đó, bạn có thể tùy biến các thông tin khác nhau cho Header hoặc Footer của trang đầu tiên đó theo ý mình.

Nếu trong file tài liệu của bạn được chia thành nhiều phần nội dung (ví dụ như các chương trong từng cuốn sách), ngay tại trang bắt đầu của mỗi phần, bạn có thể thay đổi nội dung của phần header và footer. Giả dụ như bạn đang viết một cuốn sách với nhiều chương mục, và mỗi cái trong số đó lại có cách trình bày không giống nhau. Nếu yêu cầu của bạn là không muốn phần Header (đầu trang) & Footer (chân trang) ở trang đầu tiên của mỗi chương sách được đánh số trang, bạn có thể chọn đánh số trang ở những trang khác và sau đó tích vào ô tùy chọn “Different First Page”.

Cách đánh số trang chẵn, lẻ trong Word

Nếu bạn là một người chuyên viết sách, Microsoft Word hỗ trợ thiết lập việc đánh số chẵn & lẻ cho các trang bản thảo. Bạn có thể bắt gặp rất nhiều cuốn sách trên thị trường được bố trí số trang theo cách này, trang sách mang số chẵn được bố trí nằm bên trái còn số lẻ được bố trí nằm ở phía bên phải (đầu trang hoặc chân trang). Cách bố trí này giúp cho số trang nằm ở vị trí dễ thấy nhất (nếu bố trí theo cách cũ, số trang sẽ có lúc nằm sát trong mép của gáy cuốn sách rất khó thấy).

Để bật tính năng bố trí số trang chẵn & lẻ, bạn có thể mở trong tab “Design” trong phần “Header & Footer Tools” của thanh Ribbon như đã hướng dẫn ở trên, tích chọn vào ô tùy chọn “Different Odd & Even Pages”.

Word sẽ tự động định dạng số trang để hiển thị theo như cách bố trí y như trong sách in, và bạn có thể tùy chỉnh thủ công phần này theo ý muốn.

Cách đánh số trang với các định dạng khác nhau

Phần lớn các tài liệu hiện hành đều sử dụng chữ số Ả-rập (1,2,3…) và đôi lúc có một số loại văn bản lại sử dụng kiểu đánh số La Mã (I, II, III…) cho những phần khác nhau của nội dung nhưng bảng biểu, phần giới thiệu, chú giải. Bạn cũng có thể thiết lập bản thảo của mình theo cách này trong Word.

Bước đầu tiên bạn cần phải làm đó là ngắt trang để chia bản thảo ra thành từng phần riêng biệt. Ví dụ trong trường hợp bạn muốn phần bản thảo có chứa mục lục và phần giới thiệu của mình được đánh số khác với phần nội dung chính của tài liệu, bạn cần tạo một phần khác ở phía trước để chứa các nội dung đó.

Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ soạn thảo ở ngay phần đầu tài liệu (nếu bạn chưa soạn nội dung sơ bộ) hoặc đặt nó ngay trước trang đầu tiên của nội dung chính (nếu bạn đã có sẵn nội dung sơ bộ).

Bấm vào tab “Layout” trên thanh Ribbon và nhấp vào nút “Breaks”.

Trong menu xổ xuống, click vào tùy chọn “Next Page”. Trong phần mô tả của mục này có nói tùy chọn này sẽ ngắt văn bản thành một phân đoạn riêng và khởi tạo một phân đoạn mới ở trang tiếp theo.

Sau khi click vào “Next Page” theo như hướng dẫn ở hình trên, trang sẽ tự ngắt và đẩy nội dung hiện có sang trang mới và để lại khoảng trống để dùng cho nội dung tùy chỉnh sau này (Có thể sử dụng tính năng này bằng tổ hợp phím Ctrl + Enter).

Tuy nhiên, nếu như bạn chỉnh sửa phần số trang của trang trắng vừa ngắt, số trang của các trang còn lại sẽ bị ảnh hưởng bởi tính năng “Link to Previous” (giúp liên kết các trang và nhảy số theo quy luật).Thế nên, việc đầu tiên cần làm sau khi ngắt trang đó là bỏ chọn tính năng “Link to Previous” để có thể thay đổi định dạng số trang mà không làm ảnh hưởng đến các trang còn lại. Để thực hiện bước này, hãy click đúp vào phần số trang ở Header (đầu trang) & Footer (chân trang), sau đó bấm chọn tab “Design” ở trong phần “Header & Footer Tools” trên thanh Ribbon, sau đó click bỏ chọn “Link to Previous” để ngắt liên kết nhảy số trang với các trang văn bản khác.

Sau khi bỏ chọn, tính năng liên kết nhảy số trang theo quy luật sẽ được ngắt và bạn có thể chỉnh sửa định dạng số trang tùy ý mà không sợ ảnh hưởng đến các trang còn lại. Để thay đổi định dạng cho số trang bạn có thể thực hiện theo những bước sau đây:

Click đúp vào phần Header hoặc Footer chứa số trang ở trang trống vừa được ngắt, bạn sẽ thấy phần số trang hiện tại vẫn giữ nguyên định dạng giống như trước khi ngắt trang.

Bấm chuột phải vào số trang và chọn “Format Page Numbers” như hình dưới

Trong cửa sổ Page Number Format, chọn kiểu định dạng bạn muốn áp dụng cho số trang trong phần list tùy chọn “Number Format”. Như hình minh họa bên dưới, GhienCongNghe chọn sử dụng định dạng số La Mã viết thường. Click “OK” sau khi chọn xong.

Và bạn có thể thấy định dạng số trang đã thay đổi thành số La Mã viết thường.

Vẫn còn một bước nữa cần phải thực hiện. Kéo xuống trang đầu tiên của phân đoạn kế tiếp (phần có chứa nội dung chính của tài liệu). Bạn sẽ thấy số trang vẫn giữ nguyên thứ tự (trang được ngắt & thay đổi định dạng trước đó là trang 1, trang tiếp theo này sẽ mặc định được đánh thứ tự là trang số 2). Thế nên, bước tiếp theo này, bạn sẽ phải thiết lập lại số thứ tự cho trang đầu tiên của phân đoạn.

Bạn cần phải thiết lập lại thứ tự của trang đầu tiên trong phân đoạn, bằng cách click chuột phải vào số trang và chọn “Format Page Numbers” như hình minh họa.

Trong cửa sổ Page Number Format, tìm chọn ô “Start at”, thay đổi số trang hiện tại thành số “1” để thiết lập số thứ tự cho trang đầu tiên của phân đoạn.

Trên đây là cách đánh số trang trong Word, ngắt trang và thay đổi định dạng số thứ tự cho trang được ngắt. Tới đây, bạn sẽ tách tài liệu hiện tại ra thành 2 phần riêng biệt với thứ tự và định dạng số trang khác nhau.

Cách đánh số trang trong Word sử dụng tính năng Fields

Word luôn đánh số thứ tự cho tất cả các trang, tuy nhiên những con số đó luôn bị ẩn đi cho đến khi bạn yêu cầu Word hiển thị chúng ở phần Header hoặc Footer. Bạn có thể sử dụng tính năng này thêm số trang một cách linh hoạt ở bất kỳ đâu trên trang văn bản bằng những đoạn mã code.

Ví dụ: bạn có thể tạo một textbox trong word, chèn mã code hiển thị số trang và kéo ô textbox đó đến bất kỳ vị trí nào trên trang.

Đặt con trỏ soạn thảo ở vị trí muốn chèn mã code trong văn bản, sau đó bấm Ctrl + F9 để bắt đầu chèn mã code, đầu tiên nó sẽ gõ ra hai dấu ngoặc nhọn như thế này: { }. Sau đó, hãy nhập “PAGE” vào giữa hai dấu ngoặc như hình:

Bạn có thể sử dụng một vài đoạn code bổ trợ bên dưới để tùy biến sâu hơn, chẳng hạn như cách thức hiển thị của số trang:

{ PAGE \* Arabic }
{ PAGE \* alphabetic }
{ PAGE \* ALPHABETIC }
{ PAGE \* roman }
{ PAGE \* ROMAN }

Sau khi chèn xong mã hiển thị số trang, nhấn chuột phải vào cụm ngoặc nhọn, chọn “Update Field” từ menu như hình minh họa

Hình bên dưới là ví dụ minh họa cho cách đánh số trang trong Word 2010 sử dụng kết hợp những đoạn code trên và khung textbox, bố trí ở góc dưới cùng bên phải của trang văn bản

Cách sửa lỗi loạn thứ tự số trang

Nếu sau khi thức hiện theo các cách đánh số trang trên mà số thứ tự trang trong văn bản bị loạn – có thể số thứ tự bị bố trí sai quy ước hoặc nhảy ngẫu nhiên – thường là do các phân đoạn ngắt trang bị vấn đề.

Đối với Word, mọi thành phần trong một file tài liệu được chia thành phân đoạn, đoạn văn bản và các kí tự.

Để sửa lỗi loạn thứ tự các trang, hãy bắt đầu bằng việc nhận dạng các phân đoạn trong tài liệu của bạn. Cách dễ nhất để thực hiện điều này chính là chuyển giao diện trong menu “View”, sau đó click vào nút “Draft” để xem bản nháp của tài liệu.

Trong giao diện xem trước bản nháp, Word sẽ hiển thị chính xác cho bạn phần nào bị dính lỗi ngắt trang và loại ngắt trang của nó là gì (ở đây là loại ngắt trang Next Page – xem ở phần trên).

Khi đã xác định được khu vực ngắt trang, hãy chuyển lại về chế độ Print Layout (để có thể thấy được các phần header và footer dễ dàng hơn. Hãy dùng cách GhienCongNghe vừa hướng dẫn để tra soát lỗi (nếu có) nhé.

Hãy đảm bảo thứ tự số trang của các phân đoạn được chia được nối tiếp nhau ở cả trước và sau phần phân đoạn được ngắt (định dạng và số thứ tự khác với phần còn lại). Bạn có thể sử dụng cách đánh số trang trong Word đã được trình bày trong phần trên để thiết lập lại số thứ tự của phân đoạn được ngắt riêng sao cho trang đầu tiên phải được đánh số 1.

Lời kết

Bài viết này GhienCongNghe đã trình bày tổng quan cho bạn cách đánh số trang trong Word và một số thiết lập giúp tùy biến định dạng hiển thị của số trang. Hy vọng những gì mà chúng tôi trình bày đem lại ích lợi cho công việc của bạn. Nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy Like & Share để ủng hộ team nhé!

Tham khảo Howtogeek.com