Việc tổ chức các cuộc họp online hay dạy học trực tuyến trở nên dễ dàng với các phần mềm hỗ trợ hiện nay. Hiện nay, bộ ứng dụng Microsoft 365 đã phát triển phần mềm Microsoft Teams cung cấp hầu hết các tính năng cho việc họp và học online.

Bài viết sau của GhienCongNghe sẽ hướng dẫn cho bạn cách sử dụng Microsoft Teams giúp họp và dạy học trực tuyến trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhé.

Ngoài ra, nếu bạn chưa biết rõ Microsoft Teams là gì? Hãy đọc qua bài viết giới thiệu về phần mềm tạo cuộc họp trực tuyến phổ biến này trên trang GhienCongNghe.

Tạo nhóm trò chuyện trên Microsoft Teams

Để tạo một nhóm và mời các thành viên vào nhóm, bạn hãy làm theo 6 bước sau:

Bước 1: Chọn Nhóm từ thanh công cụ bên trái màn hình.

Bước 2: Chọn Tham gia hoặc tạo nhóm.

Bước 3: Chọn Tạo nhóm.

Bước 4: Khi một cửa sổ nhỏ hiện lên, bạn hãy điền thông tin nhóm của bạn. Bạn có thể nhập Tên và Mô tả cho nhóm. Tiếp theo, bạn có thể thiết lập Quyền riêng tư của nhóm là Công khai hoặc Riêng tư. Sau đó, bạn chọn Tiếp theo.

Bước 5: Thêm thành viên vào nhóm bằng cách nhập tên hoặc nhóm bạn muốn thêm vào rồi nhấn nút Thêm. Ngoài ra, bạn có thể thêm thành viên sau bằng cách nhấn nút Bỏ qua.

Bước 6: Tên các thành viên mới sau khi được thêm sẽ hiển thị bên dưới. Cuối cùng, bạn nhấn nút Đóng để hoàn tất việc tạo nhóm.

Cách chia sẻ file trong Teams

Bước 1: Trong cuộc trò chuyện, bạn hãy nhấp vào biểu tượng Kẹp giấy.

Bước 2: Bạn chọn phương thức tải tệp lên.

Bước 3: Chọn tệp mà bạn muốn gửi và nhấn Open.

Bước 4: Sau khi tải tệp xong, bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên hoặc nhấn nút Enter trên bàn phím để gửi tệp.

Ngoài ra, bạn có thể truy cập trực tiếp vào tab Files và nhấp vào nút Tải lên để tải tệp lên. Sau khi tệp được tải lên, hãy nhấp vào tên tệp để mở tệp. Sau khi mở, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với những người khác về tài liệu.

Tạo cuộc họp, buổi học trực tuyến

Trong khi đang ở bất kỳ nhóm hoặc kênh trò chuyện nào, hãy nhấp vào biểu tượng máy ảnh hoặc điện thoại để bắt đầu cuộc gọi thoại hoặc video.

Điều này sẽ tạo một thông báo cuộc gọi đến tất cả thành viên trong nhóm hoặc kênh trò chuyện. Và cuộc họp online sẽ bắt đầu ngay khi có người đồng ý tham gia cuộc gọi này.

Tạo kênh trong nhóm Microsoft Teams

Nếu bạn có nhiều dự án cần theo dõi, bạn có thể tránh nhầm lẫn không cần thiết bằng cách tạo nhiều “kênh” của Nhóm. Đây là cách thực hiện:

Bước 1: Trong mục Nhóm, bạn hãy nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm.

Bước 2: Chọn Thêm kênh.

Bước 3: Bạn nhập Tên kênh, Mô tả (bạn có thể bỏ trống) và thiết lập quyền Quyền riêng tư với 2 tùy chọn Công khai hoặc Riêng tư. Sau đó, bạn nhấn Tiếp theo.

Bước 4: Để thêm thành viên vào kênh, bạn nhập tên hoặc kênh bạn muốn thêm vào rồi nhấn nút Thêm. Bạn có thể nhấn nút Bỏ qua để thêm thành viên sau.

Bước 5: Bạn chọn Đóng để hoàn tất việc tạo kênh.

Cách lên lịch cho cuộc họp sắp tới

Bước 1: Chọn Lịch từ thanh ứng dụng.

Bước 2: Trong bảng lịch, chọn Cuộc họp mới để tạo lịch họp.

Bước 3: Nhập Tiêu đề cuộc họp và tên người tham dự.

Bước 4: Chọn Thời gian bắt đầu cuộc họp và Thời gian kết thúc cuộc họp.

Bước 5: Nếu bạn muốn cuộc họp của bạn diễn ra mỗi tuần hay mỗi ngày vào khung giờ bạn chọn, bạn hãy chọn tùy chỉnh Lặp lại cuộc họp.

Bước 6: Chọn Kênh tổ chức cuộc họp.

Bước 7: Để nhắc nhở vị trí cuộc họp của bạn, nhập vào vùng Thêm vị trí. Sau đó, bạn nhập Mô tả cuộc họp.

Bước 8: Nhấn Gửi để hoàn tất việc tạo lịch họp.

Tham gia nhóm chat trên Teams

Bạn hãy thực hiện 3 thao tác sau để tham gia nhóm Microsoft Teams.

Bước 1: Mở ứng dụng Teams, nhấn vào Nhóm ở thanh công cụ bên trái và chọn Tham gia hoặc tạo nhóm.

Bước 2: Có 2 cách để bạn tham gia nhóm trên Teams.

• Cách 1: Nếu bạn tìm nhóm bằng mã thì hãy nhập mã nhóm vào ô Nhập mã.

• Cách 2: Nếu bạn tìm nhóm bằng tên, bạn cần nhập tên nhóm vào ô Tìm kiếm nhóm.

Bước 3: Nhấn Enter để tìm nhóm. Sau đó, bạn chọn Tham gia nhóm.

 

Thay đổi giao diện chủ đề cho nhóm chat

Bạn cũng có thể thay đổi chủ đề hiển thị cho Microsoft Teams. Có ba tùy chọn có sẵn: Default (Mặc định), Dark (Tối), và High Contrast (Độ tương phản cao).

Để thay đổi giao diện chủ đề cho nhóm, bạn thực hiện 2 bước sau.

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng hồ sơ ngay bên cạnh nút thu nhỏ. Sau đó chọn Manage Account.

Bước 2: Chọn General và sau đó nhấp vào chủ đề mong muốn ở trên cùng để chuyển đổi.

Quay video cuộc họp trên Teams

Cách ghi hình cuộc họp trên máy tính

Để ghi lại cuộc gọi âm thanh hoặc video, bạn thực hiện 3 bước sau.

Bước 1: Khi đang trong cuộc họp hay lớp học online, bạn hãy chuyển đến điều khiển cuộc họp, sau đó chọn biểu tượng dấu ba chấm.

Bước 2: Chọn Bắt đầu ghi. Khi đó, mọi người trong cuộc họp đều nhận được thông báo.

Bước 3: Để dừng ghi, bạn chọn biểu tượng dấu ba chấm và chọn Dừng ghi.

Nếu bạn muốn xem lại bản ghi, bạn hãy mở lại cuộc trò chuyện của nhóm họp hay lớp học online.

Cách ghi hình cuộc họp trên điện thoại

Cách ghi lại cuộc họp trên Teams bằng điện thoại tương tự như cách ghi lại cuộc họp trên máy tính với 3 thao tác sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Teams, tại phòng họp hay học online nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm.

Bước 2: Chọn Bắt đầu ghi.

Bước 3: Để dừng ghi lại cuộc họp, học online nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm và sau đó chọn Dừng ghi.

Chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams

Chia sẻ màn hình trình chiếu trên máy tính

Bước 1: Sau khi truy cập vào cuộc họp hay lớp học online, bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên.

Bước 2: Bạn chọn 1 trong 3 hình thức chia sẻ sau.

• Toàn màn hình: chia sẻ toàn màn hình máy tính của bạn với mọi người.
• Cửa sổ: chỉ chia sẻ 1 cửa sổ của 1 chương trình mà bạn đang sử dụng.
• Thẻ trình duyệt Chrome: chỉ chia sẻ duy nhất 1 tab trên Google Chrome.

Bước 3: Sau khi đã chọn hình thức chia sẻ, bạn chọn Chia sẻ.

Chia sẻ màn hình trên điện thoại

Bước 1: Sau khi truy cập vào lớp học hay cuộc họp online, bạn nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm.

Bước 2: Chọn Chia sẻ.

Bước 3: Chọn Chia sẻ màn hình.

Bước 4: Chọn Bắt đầu truyền phát.

Rời nhóm chat trong Microsoft Teams

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams. Sau đó, bạn chọn biểu tượng nhóm ở góc thanh bên trái và chọn nhóm mà bạn muốn rời khỏi.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên bên phải tên nhóm hoặc lớp học và chọn Rời khỏi nhóm.

Trên đây là những điều bạn cần biết về cách sử dụng Microsoft Teams cho những lần sử dụng đầu. Teams là phần mềm giúp ích cho việc học và họp trực tuyến vì độ trễ thấp và các công cụ hỗ trợ tốt cho Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint,…

Tuy nhiên, với cách sử dụng Microsoft Teams này còn nhiều vấn đề mà bạn không thể theo dõi hết được. Về mặt giao diện, Teams còn khá rối rắm và có quá nhiều tính năng nâng cao không cần thiết. Nếu bạn chỉ cần một phần mềm tạo phòng họp online cơ bản thì có thể sử dụng các phần mềm như Google Meet sẽ tốt hơn.

Xem thêm:

• Cách sử dụng Google Meet từ A đến Z khi học hoặc họp online
• Top 12 phần mềm học trực tuyến tốt nhất
• Cách sử dụng Zoom cho giáo viên, học sinh và người đi làm

Qua đây, bạn hiểu được cách sử dụng Microsoft Teams để cho công việc hay học tập hiệu quả. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy Like và Share để GhienCongNghe ra thêm nhiều bài viết chất lượng nữa nhé.