Table of Contents
Nếu bạn đang làm việc với những người khác trên tệp Google Sheet được chia sẻ, đôi khi mọi người có thể nhập dữ liệu không mong muốn hoặc điều gì đó gây phá vỡ công thức hàm tính toán. Một cách để đảm bảo mọi người nhập dữ liệu theo ý bạn muốn là cung cấp dữ liệu đó cho họ trong danh sách lựa chọn. Sau đây là cách tạo lựa chọn trong Google Sheet giúp bạn và những người khác nhập liệu trong Google Sheet nhanh và chính xác hơn được GhienCongNghe hướng dẫn ngay sau đây.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet
Danh sách thả xuống là một cách tuyệt vời để đảm bảo dữ liệu mà mọi người nhập vào biểu mẫu, ứng dụng hoặc bảng tính của bạn chính xác là những gì bạn đang mong đợi. Nó cũng cung cấp một cách nhanh hơn nhiều để mọi người nhập dữ liệu đó vì họ đang chọn từ danh sách được định cấu hình trước mà bạn cung cấp.
Điều đầu tiên bạn cần làm là mở tệp Google Sheet của mình và chọn ô (hoặc dải ô) mà bạn muốn sử dụng danh sách lựa chọn.
Tiếp theo, mở mục “Dữ liệu” nằm ở trên thanh tác vụ và chọn “Xác thực dữ liệu”.
Bảng tùy chọn “Xác thực dữ liệu” hiện ra, hãy quan tâm các lựa chọn nằm bên cạnh mục Tiêu chí.
- Danh sách từ một dải ô: Chọn các ô chứa giá trị bạn muốn thêm vào lựa chọn trong danh sách. Lưu ý, hãy sử dụng giá trị tham chiếu tuyệt đối (ví dụ: $C$1:$C$9) để khóa hàng và cột lấy giá trị để khi nhân bản thêm các ô lựa chọn không bị lỗi. Có thể sử dụng dữ liệu ở các trang tính khác trong cùng một tệp Google Sheet.
- Danh sách mục: Nhập các mục lựa chọn bạn muốn tạo, các lựa chọn được phân tách bằng dấu phẩy.
Nếu sử dụng Danh sách từ một dải ô thì bạn phải chọn một nhóm ô bằng cách kéo thả trên dải ô hoặc nhập địa chỉ dải ô đó, rồi nhấn OK.
Nếu bạn sử dụng Danh sách mục thì bạn phải nhập tay các lựa chọn bạn muốn tạo, các lựa chọn cách nhau bởi dấu “,”.
Sau khi bạn đã nhập dữ liệu mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống, hãy đảm bảo rằng bạn đã bật tùy chọn “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô” nếu không các giá trị sẽ không xuất hiện trong các ô đã chọn.
Bạn cũng có thể chọn điều gì sẽ xảy ra khi ai đó cố gắng nhập một giá trị không có trong danh sách. Tùy chọn “Hiển thị cảnh báo” cho phép họ nhập dữ liệu không hợp lệ, nhưng đánh dấu dữ liệu đó trong trang tính. Tùy chọn “Từ chối dữ liệu nhập vào” ngăn họ nhập bất kỳ thứ gì không có trong danh sách của bạn.
Và cuối cùng, bạn có thể bật tùy chọn “Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực” để cung cấp cho mọi người một số dấu hiệu về những gì họ có thể chọn trong các ô. Sau khi chọn tùy chọn, hãy nhập bất kỳ nội dung hướng dẫn nào bạn muốn.
Nhấn nút Lưu là bạn đã hoàn thành xong cách tạo lựa chọn trong Google Sheet và bắt đầu sử dụng danh sách lựa chọn với hướng dẫn dưới đây.
Hướng dẫn sử dụng danh sách lựa chọn trong Google Sheet.
Khi bạn hoàn tất cách tạo lựa chọn trong Google Sheet, bất kỳ ai sử dụng trang tính đều có thể bấm vào mũi tên thả xuống trong các ô đó và chọn một giá trị từ danh sách.
Nếu bạn đã chọn tùy chọn “Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực”, văn bản đó sẽ bật lên bất cứ khi nào có ai chọn một trong các ô được xác thực.
Nếu ai đó nhập giá trị không khớp với giá trị nào đó trong danh sách và bạn đã bật tùy chọn “Hiển thị cảnh báo”, dữ liệu không hợp lệ sẽ được đánh dấu bằng một biểu tượng hình tam giác màu đỏ ở ô đó.
Di chuột vào biểu tượng màu đỏ cho thấy lý do tại sao ô này được đánh dấu.
Thay vào đó, nếu bạn đã chọn tùy chọn “Từ chối dữ liệu nhập”, mọi người sẽ nhận được cảnh báo không cho nhập dữ liệu như hình ảnh dưới đây khi họ cố gắng nhập bất cứ thứ gì không có trong danh sách của bạn.
Cách xóa lựa chọn trong Google Sheet
Nếu bạn cần loại bỏ hoặc sửa đổi bất kỳ mục nào trong danh sách lựa chọn của bạn. Hãy chọn vào ô hoặc dải ô có danh sách lựa chọn. Trở lại mục Dữ liệu > Xác thực dữ liệu để sửa bất kỳ mục nào từ danh sách bạn đã tạo.
Ngoài ra, để xóa hoàn toàn danh sách, chỉ cần nhấp vào nút “Xóa xác thực” nằm ở phía dưới là sẽ không còn danh sách lựa chọn cho ô hay dải ô đó nữa.
Trên đây là cách tạo lựa chọn trong Google Sheet dễ dàng thực hiện mà GhienCongNghe đã chia sẻ trong bài viết ở trên. Giúp tạo ra các lựa chọn cho các giá trị cần sự chính xác và nhanh chóng, cũng như có sự thống nhất dữ liệu giữa những người sử dụng chung file Google Sheet này.
Bạn đọc có thể tham khảo thêm một thủ thuật khác liên quan đến Google Sheet được GhienCongNghe chia sẻ ở đường dẫn dưới đây.
Nếu thấy bài viết hữu ích hãy để lại Like & Share để ủng hộ GhienCongNghe đưa tới bạn đọc thêm nhiều bài viết hữu ích khác. Cảm ơn đã theo dõi.
