Hàm IF trong Excel – Kiến thức cơ bản cần nắm vững

Microsoft Excel là một phần mềm hỗ trợ bảng tính được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Với nhiều tính năng ưu việt giúp cải thiện hiệu suất làm việc trong các lĩnh vực liên quan đến con số như tài chính, kế toán. Trong phạm vi bài viết này, GhienCongNghe sẽ tập trung giải đáp sơ lược về hàm IF trong Excel cũng như đưa ra 2 ví dụ thực tế để bạn có thể nắm được khái niệm và cách mà hàm IF hoạt động trong Excel.

Hàm IF trong Excel là gì?

Hàm IF là một trong những hàm đơn giản và hữu ích bậc nhất trong Excel, nó có thể tự động điền giá trị vào một ô trong bảng tính dựa trên việc đánh giá điều kiện cho trước. Bạn có thể tìm hàm này ở trong phần danh mục Logical.

Khi bắt đầu sử dụng hàm IF trong danh mục Logical, một hộp thoại hướng dẫn xuất hiện cho phép bạn điền 3 đối số của hàm hoặc các thành phần dữ liệu khác. Đây là cách dễ nhất nếu bạn đang trong quá trình làm quen với công thức Excel, bạn có thể xem trực tiếp kết quả trả về sau khi nhập đối số vào 3 trường Logical_test, Value_if_true và Value_if_false (được hiển thị phía dưới cùng (dòng Formula result =).

Các đối số của hàm IF trong Excel

Sau đây là ví dụ minh họa về cách mà hàm IF vận hành, giả sử trong một gia đình, bố mẹ ra điều kiện cấp phát tiền tiêu vặt cho con cái dựa trên số lượng đầu việc mà đứa trẻ thực hiện:

• NẾU (IF) con đổ rác VÀ (AND) cắt cỏ VÀ (AND) rửa chén bát VÀ (AND) dắt chó đi dạo, con sẽ có đủ tiền tiêu vặt.

Thiết lập hàm IF trong Excel

Ở ví dụ trên, Excel có thể tính toán được khoản tiền tiêu vặt với bài kiểm tra logic dựa trên việc xét xem các giá trị trong ô có khớp với công thức Excel hay không.

Ví dụ như bảng bên dưới, chúng ta có thể tạo ra một bảng tính với những đầu việc cần thực hiện để có thể nhận lương. Nếu công việc hoàn thành, (điều kiện TRUE) giá trị (1) sẽ trả về ở cột D (tiền được nhận). Nếu công việc chưa được hoàn tất, (điều kiện FALSE), sẽ không có giá trị nào (2) được trả về.

Cũng ví dụ như trên, bạn có thể diễn đạt biểu thức logic trên theo cách như sau:

IF ô B2 có chứa giá trị là “Y” , lấy dữ liệu từ cột Rate ô C2 ($3.00) bỏ vào cột Allowance ô D2.

IF ô B2 không chứa giá trị “Y”, xuất giá trị 0 vào ô D2.

Như hình minh họa, biểu thức điều kiện logic IF đều trả về TRUE hoặc FALSE. Ở các phần được bôi đậm (1) và (2), bảng tính trả tiền cho đầu việc “Do the dishes” (Rửa chén) (1) và không trả tiền cho đầu việc “Take out the garbage” (Đổ rác) do chưa hoàn thành.

Cách nhập đối số cho hàm IF trong Excel

1. 1. Click vào ô muốn chèn công thức Excel.
   2. Trong tab Formulas, click Insert function…
   3. Trong hộp thoại của Insert Function, nhập “if“.
   4. Click vào trường Logical_test để hiện trỏ nháy văn bản.
   5. Click vào ô cần tham chiếu đánh giá trong bảng tính. Excel sẽ tự động điền địa chỉ ô được chọn, ở hình minh họa bên dưới là “B2”.
   6. Thêm dấu = và giá trị trong ngoặc kép. Ví dụ =”Y”.
   7. Trong trường Value_if_true, nhập giá trị trả về nếu ô B2 = “Y”, hình minh họa bên dưới ô C2 đang được chọn.
   8. Trong trường Value_if_false, nhập giá trị trả về nếu ô B2 không chứa “Y”. Trong ví dụ này, GhienCongNghe sẽ nhập vào 0. Bạn cũng có thể bỏ trống, nhưng giá trị sẽ trả về “FALSE”.
   9. Nhìn xuống phần Formula result= value (nhãn số 1 bên dưới) là kết quả trả về. Bạn cần kiểm tra để chắc chắn phần này hiển thị như hình minh họa.

1. Click OK.
2. Copy công thức vào những ô khác trong cột.

Trường hợp nâng cao về hàm IF trong Excel

Hàm IF trong Excel không chỉ được sử dụng để xét điều kiện “Y” hoặc “N” một cách đơn thuần, nó còn có thể thực hiện những tác vụ linh hoạt và phức tạp hơn nhiều so với ví dụ ở trên.

Ví dụ 2 : Bạn có thể chuyển đổi cột Done? (cột B) ở ví dụ trên thành %Done với kết quả trả về là một con số cụ thể.

Công thức mới sẽ trả về số tiền thực nhận ở cột Allowance (cột D) dựa trên số % công việc được thực hiện ở cột %Done (cột B). Nếu % đầu việc được hoàn tất lớn lớn 0.5, khoản tiền thực nhận dựa trên % hoàn tất sẽ được trả về trong cột Allowance (“số tiền” ở cột Rate nhân với “% hoàn thành” trong cột % Done). Nếu tỉ lệ % hoàn thành dưới 0.5, cột Allowance sẽ trả về giá trị âm, có thể ngầm hiểu là nếu đứa con làm qua loa không đạt yêu cầu thì sẽ bị phạt tiền.

Hàm IF trong Excel là một hàm đa năng và hữu ích. Khi đã hiểu rõ về nó, bạn sẽ có thể sử dụng nó trong nhiều ngữ cảnh khác nhau. Hai ví dụ được giới thiệu ở trên đóng vai trò nền tảng giúp bạn hiểu được bản chất, cách vận hành. Sau khi đã thành thục, bạn có thể sử dụng hàm IF trong Excel để xử lý các giao dịch như áp thuế cho hàng hóa, tính phí vận chuyển. Bạn cũng có thể áp dụng bài học này cho việc tạo bảng theo dõi thưởng/phạt cho con cái trong gia đình.

Nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy Like & Share để ủng hộ team. Cảm ơn bạn đã theo dõi.

Tham khảo Timeatlas

Có thể bạn cần biết:

• Bí kíp xuống dòng trong Excel cực đơn giản bạn nên biết
• Cách lặp lại tiêu đề trong Excel khi in