Table of Contents
Bạn có biết rõ về OneDrive là gì chưa? OneDrive cho phép bạn lưu trữ các tệp và dữ liệu lên đám mây, đồng thời có thể truy cập vào kho lưu trữ đó ở mọi lúc mọi nơi. Vậy bạn đã biết cách sử dụng OneDrive chưa? Cùng GhienCongNghe tìm hiểu cách dùng OneDrive trên máy tính Windows này như thế nào? Liệu có đơn giản không?
Nhưng trước hết bạn phải cài đặt ứng dụng OneDrive trên máy tính hoặc thiết bị di động trước tiên nếu chưa có. Với Windows 10, OneDrive đã được cài đặt sẵn, bạn có thể tìm ứng dụng trong menu Start hoặc thanh công cụ tìm kiếm của Windows.
Sau đó, thực hiện đăng ký (nếu chưa có tài khoản) và đăng nhập tài khoản Microsoft (Outlook, Hotmail, Gmail) vào trong ứng dụng OneDrive
Cách sử dụng OneDrive
Thiết lập thư mục đồng bộ hóa tự động với OneDrive
Điểm mạnh của OneDrive là có thể hoạt động tốt nhất với Windows 10 trở lên. Sau khi đăng nhập thành công tài khoản vào ứng dụng OneDrive, dịch vụ sẽ gợi ý bạn một danh sách các thư mục đồng bộ dữ liệu trong đó liên tục trên đám mây của OneDrive tự động khi có bổ sung hay thay đổi nào khác.
Các thư mục mà OneDrive khuyến khích bạn đồng bộ hóa tự động gồm: Ảnh (Pictures), Video và Tài liệu (Documents).
Nếu bạn lỡ bỏ qua bước này trong lần đầu tiên kích hoạt tính năng OneDrive trên máy tính. Không sao cả, bạn có thể thực hiện các bước dưới đây để chọn thư mục tự động sao lưu lên OneDrive:
Bước 1: Chọn chuột phải vào biểu tượng đám mây trên thanh Taskbar để truy cập vào cài đặt OneDrive.
Bước 2: Chọn Thiết đặt.
Bước 3: Chọn vào tab Tài khoản và Chọn thư mục.
Bước 4: Bạn để ý ở hộp thoại Đồng bộ tệp OneDrive của bạn với PC này, chọn thư mục bạn muốn đồng bộ hoặc bỏ chọn thư mục bạn không muốn đồng bộ và nhấn OK để hoàn tất.
Cách tải tệp lên OneDrive
Bạn muốn lưu trữ một số tập tin nhất định trên máy tính lên không gian lưu trữ của OneDrive, các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở File Explorer (Vì OneDrive và File Explorer được kết nối liền mạch với nhau nên quá trình tải tệp lên OneDrive cũng dễ hơn).
Bước 2: Nhấn chọn OneDrive từ ngăn trái và gắn thư mục OneDrive vào bên trái (Phím tắt: Windows + Mũi tên trái).
Bước 3: Mở một tab khác của File Explorer (Phím tắt: Windows+E), sau đó bạn chọn thư mục mà bạn muốn tải tệp lên.
Bước 4: Gắn thư mục chứa các tệp cục bộ sang phía phải (Phím tắt: Windows + Mũi tên phải).
Bước 5: Thực hiện kéo thả lần lượt từng tệp hoặc thư mục mà bạn muốn tải lên OneDrive để hoàn tất quá trình tải tệp và thư mục lên.
Sau khi các tệp và thư mục đã được tải lên OneDrive sẽ được tự động đồng bộ hóa ở chế độ nền.
Cách dùng Files On-Demand trên OneDrive
Files On-Demand của OneDrive là một tính năng cho phép bạn truy cập toàn bộ bộ sưu tập tệp của mình bằng File Explorer mà không cần phải tải chúng xuống thiết bị của bạn.
Khi tính năng này được kích hoạt, OneDrive sẽ chỉ tải xuống các mẫu thông tin nhỏ để hiển thị nội dung trên máy tính, cho phép bạn đồng bộ hóa hàng trăm gigabyte mà không cần sử dụng dung lượng cục bộ một cách nhanh chóng.
Tuy nhiên, bạn sẽ cần kết nối internet để mở các tệp mà bạn không rõ ràng cung cấp ngoại tuyến hoặc chưa mở.
Tệp theo yêu cầu sẽ được bật theo mặc định, nhưng nếu không, bạn có thể bật nó bằng các bước sau:
Bước 1: Nhấp vào nút OneDrive (đám mây) từ khu vực thông báo.
Bước 2: Nhấp vào menu Help & Settings.
Bước 3: Chọn tùy chọn Settings.
Bước 4: Nhấp vào tab Settings.
Bước 5: Trong phần Files On-Demand, hãy chọn tùy chọn Save space and download files as you use them.
Bước 6: Nhấn OK để áp dụng thay đổi.
Cách chia sẻ tệp tin bằng liên kết
Bước 1: Mở thư mục OneDrive trong File Explorer.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào tệp và chọn Share.
Bước 3: Nhấn vào Anyone with the link can edit option.
Bước 4: Xóa Allow editing khi bạn chỉ chia sẻ cho người khác với mục đích chỉ cho họ xem tệp, không được phép chỉnh sửa.
Bước 5: Nhấn chọn Áp dụng.
Bước 6: Tùy chỉnh các địa chỉ Email mà bạn sẽ gửi liên kết tệp đến. Sau đó chọn Copy link để thực hiện sao chép liên kết tệp vào bộ nhớ tạm.
Bước 7: Nhấn Send và Close để hoàn tất việc gửi liên kết.
Cách chia sẻ tệp tin có tính bảo mật cao
Để chia sẻ tệp tin mà bạn muốn bảo vệ dữ liệu của mình không bị người khác chỉnh sửa, bạn chỉ cần thực hiện thêm một số thao tác về chỉnh sửa quyền như sau:
Bước 1: Mở thư mục OneDrive.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào tệp và chọn Share.
Bước 3: Nhấn vào nút ba chấm ở góc trên cùng bên phải của hộp thoại.
Bước 4: Chọn More OneDrive sharing options.
Bước 5: Tích chọn Set password để cài đặt mật khẩu cho tập tin này khi chia sẻ.
Bước 6: Sau đó chọn Copy link để thực hiện sao chép liên kết tệp vào bộ nhớ tạm và dán vào email hoặc gửi link này cho người bạn muốn chia sẻ.
Tạo thư mục chia sẻ cho gia đình và bạn bè
Một cách sử dụng OneDrive dễ dàng là tạo thư mục cho một nhóm người mà bạn cần chia sẻ. Để tạo thư mục chia sẻ cho gia đình và bạn bè, bạn chỉ cần thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập OneDrive
Bước 2: Tạo thư mục và nhập các dữ liệu mà bạn muốn chia sẻ vào
Bước 3: Bạn chọn Share, sau đó thêm các tài khoản của những người thân trong gia đình hay bạn bè mà bạn muốn chia sẻ thư mục.
Bước 4: Chỉnh sửa các quyền, cho phép chỉ xem hay có thể chỉnh sửa, chọn Copy link và gửi.
Vậy là gia đình và bạn bè của bạn đã nhận được thư mục đó.
Cách thiết lập Personal Vault với OneDrive
Để thiết lập Personal Vault với OneDrive, bạn thực hiện các bước.
Bước 1: Truy cập OneDrive.
Bước 2: Nhấn chọn Help & Settings.
Bước 3: Nhấn chọn Unlock Personal Vault .
Bước 4: Nhấn Next và chọn Allow.
Bước 5: Tiếp tục các yêu cầu để xác minh tài khoản của bạn. Sau đó, bạn đã có thể lưu tệp vào vùng bảo mật của OneDrive rồi.
Cách xác định trạng thái đồng bộ hóa trong OneDrive
Sau khi tìm hiểu cách sử dụng OneDrive ở một số công việc, làm sao để chúng ta nhận ra trạng thái đồng bộ hóa trong OneDrive?
Bạn có thể xác định liệu OneDrive có đang đồng bộ hóa hay không bằng cách nhìn vào biểu tượng đám mây của OneDrive trên thanh ứng dụng của máy tính hoặc trong ứng dụng điện thoại. Với cách sử dụng OneDrive này, bạn sẽ kịp thời phát hiện và sửa chữa các tệp trên OneDrive để quá trình đồng bộ hóa hiệu quả.
- Biểu tượng đám mây trắng đồng nhất: Cho biết OneDrive đang hoạt động, không có sự cố và đang cập nhật đồng bộ hóa.
- Biểu tượng đám mây màu xanh lam đặc: Cho biết OneDrive for Business đang được đồng bộ hóa bình thường.
- Biểu tượng đám mây màu xám đặc: Cho biết OneDrive vẫn đang chạy trong khi tài khoản đã đăng xuất hoặc không có tài khoản nào đang được kết nối.
- Biểu tượng đám mây với các mũi tên tạo thành vòng tròn: Cho thấy ứng dụng khác được đồng bộ hóa đang tải xuống hoặc tải lên các tệp trên OneDrive.
- Màu đỏ đồng nhất với biểu tượng X màu trắng: OneDrive đang chạy bình thường nhưng xảy ra vấn đề với đồng bộ hóa.
Cách khôi phục phiên bản trước của tệp trong OneDrive
Bạn hoàn toàn có thể khôi phục các phiên bản đã bị xóa hoặc chỉnh sửa của tệp và cả thư mục. Đây cũng là một cách sử dụng OneDrive hiệu quả và hữu ích. Thứ tự các bước như sau:
Bước 1: Truy cập OneDrive.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào tệp được chia sẻ, sau đó chọn Version history.
Bước 3: Xem qua tất cả các phiên bản trong lịch sử và chọn phiên bản mà bạn muốn khôi phục. Nhấn vào dấu ba chấm, chọn Restore.
Sau khi hoàn tất, phiên bản của tệp đã được thay thế bởi một phiên bản cũ hơn trên OneDrive.
Xem thêm – 5 điều cần làm ngay khi OneDrive của bạn bị mất dữ liệu
Cách kiểm tra việc sử dụng bộ nhớ trong OneDrive
Sau khi tìm hiểu một số cách sử dụng OneDrive, cùng tìm hiểu thêm cách sử dụng OneDrive với việc kiểm tra sử dụng bộ nhớ lưu trữ trên đám mây của OneDrive.
OneDrive miễn phí bao nhiêu GB
Đối với một tài khoản OneDrive miễn phí, bạn nhận được tối đa 5Gb dung lượng lưu trữ. Nếu muốn lưu trữ nhiều hơn, bạn có thể mua thêm hoặc thực hiện việc đăng ký Microsoft Office 365 để nâng cấp dung lượng của mình.
Xem dung lượng sử dụng còn lại
Bước 1: Truy cập OneDrive và đăng nhập.
Bước 2: Chọn biểu tượng bánh răng, nhấn chọn Options.
Bước 3: Bạn chọn mục Quản lý lưu trữ (Manage Storage). Quan sát mục Total used (Tổng số đã sử dụng) để biết được số dung lượng mà bạn đã sử dụng là bao nhiêu. Như hình dưới là 449 MB use of 5GB. Vậy là bạn đã dùng 449 Mb trong tổng số 5Gb và còn lại khoảng 4671Mb chưa sử dụng.
Cách chuyển dữ liệu giữa 2 tài khoản OneDrive
Để chuyển dữ liệu giữa hai tài khoản OneDrive, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập và đăng nhập tài khoản OneDrive của bạn.
Bước 2: Chọn Trợ giúp & Cài đặt (Help&Setting) > chọn Cài đặt(Setting).
Bước 3: Ở hộp thoại cài đặt bạn chọn Tài khoản (Account), Tiếp tục chọn Add an account.
Bước 4: Đăng nhập tài khoản OneDrive mà bạn cần chuyển dữ liệu đến.
Bước 5: Trong mục File Explorer, bạn chọn thư mục OneDrive đã đồng bộ và chuyển lần lượt các thư mục hay tệp từ tài khoản OneDrive cũ sang tài khoản OneDrive mới này.
Cách chuyển dữ liệu từ OneDrive sang Google Drive
Không có cách nào để chuyển dữ liệu trực tiếp từ OneDrive sang Google Drive, cách duy nhất là bạn phải tải tệp tin từ đám mây của OneDrive về máy sau đó thực hiện tải tệp đấy lên lại Google Drive.
Bước 1: Truy cập OneDrive, chọn mục Files.
Bước 2: Chọn thư mục hay tệp dữ liệu mà bạn cần chuyển và chọn Download.
Bước 3:Sau đó, bạn nhấn chuột phải vào tệp Rar vừa tải trên PC, chọn Extract File để giải nén dữ liệu.
Bước 4: Truy cập Google Drive và tải tệp hay thư mục dữ liệu vừa giải nén trên PC lên.
Sự khác biệt giữa OneDrive và OneDrive for Business là gì?
OneDrive là một dịch vụ điện toán đám mây cho phép bạn kết nối với các tệp và dữ liệu của bạn ở mọi nơi. Đồng thời, OneDrive còn hỗ trợ bảo mật và lưu trữ các tệp đó, cho phép tính năng chia sẻ các tệp với người khác.
OneDrive for Business là OneDrive sử dụng cho trường học, cơ quan hay công ty. Trên đó, bạn có thể lưu trữ các tệp cá nhân về công việc, học tập, đồng thời sẽ được sử dụng chung các tệp với mọi người trong tổ chức của bạn.
Tài khoản OneDrive for Business của bạn sẽ được cơ quan, trường học hay công ty của bạn cấp cho để thực hiện đồng bộ công việc hay quá trình học tập.
Trên đây là những điều bạn nên biết khi tìm hiểu cách sử dụng OneDrive. Đừng quên theo dõi GhienCongNghe để tham khảo nhiều thông tin hữu ích nhé.
