Table of Contents
Microsoft Excel là phần mềm hỗ trợ thao tác bảng tính cực kỳ mạnh mẽ và được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Với nhiều tính năng tuyệt vời hỗ trợ các công việc liên quan đến số liệu chẳng hạn như: lọc dữ liệu, sắp xếp dữ liệu theo vần/số…Trong bài viết này, GhienCongNghe sẽ chỉ tập trung trình bày một tính năng rất hay được sử dụng – đó là thao tác tạo danh sách thả xuống trong Excel.
Nếu bạn vẫn còn đang thắc mắc về cụm từ “danh sách thả xuống” là gì, thì hình minh họa bên dưới sẽ là câu trả lời cho bạn về cách mà nó hoạt động. Dưới đây GhienCongNghe sẽ trình bày cho bạn khái niệm sơ lược và hướng dẫn cách tạo danh sách thả xuống trong Excel.
Có thể bạn cũng cần:
Danh sách thả xuống thật ra là một cửa sổ nhỏ, khi click vào đó, nó sẽ thả xuống một danh sách bao gồm nhiều lựa chọn khác nhau giúp bạn lướt chọn nhanh thứ mình cần.
Danh sách thả xuống cũng cung cấp cho bạn khả năng kiểm soát chính xác những gì được nhập trong ô Excel. Điều này khiến cho danh sách thả xuống trở thành một công cụ xác thực dữ liệu cực kỳ mạnh mẽ và phổ biến.
Thật may là việc tạo danh sách thả xuống trong Excel thật ra lại cực kỳ dễ dàng nếu bạn thực hiện đúng theo những cách dưới đây.
*Bài hướng dẫn này sử dụng Excel 2019/Microsoft 365 (HĐH Windows). Nếu bạn dùng phiên bản khác cũng chẳng sao, bạn vẫn có thể dùng các bước bên dưới để tạo danh sách thả xuống trong Excel.
Đầu tiên, chúng ta có một sheet với tất cả tên của người lao động trong công ty.
Đây là những dữ liệu chúng ta sẽ thấy khi click vào một danh sách thả xuống.
Sau đó, chúng ta sẽ có một “mũi tên nhỏ” nằm ngay bên cạnh ô, khi click vào đó, nó sẽ xổ ra một cửa sổ chứa những dữ liệu tên như hình trên. Bạn có thể trượt thanh cuộn lên xuống để lướt qua danh sách tên của người lao động trong cả sheet, tất cả sẽ được gói gọn trong một ô danh sách thả xuống.
Giờ chúng ta sẽ tạo danh sách thả xuống ở ô B1.
Bước 1: Click vào tab “Data”
Bước này rất dễ để thực hiện!
Bạn chỉ cần đơn giản rê chuột vào tab “Data” và click vào đó.
Bước 2: Click “Data Validation”
Click vào nút “Data validation” ở giữa thanh ribbon (đừng click vào mũi tên nhỏ bên cạnh chữ Validation – chỉ đơn giản click vào phần trên của nút như hình minh họa).
Bước 3: Chọn tùy chọn “List”
Trong hộp thoại mở ra, bạn cần click vào danh sách thả xuống để lựa chọn phương pháp xác thực dữ liệu mình mong muốn.
Click vào mũi tên xuống trong trường “Allow:”, trong danh sách thả xuống, click chọn “List”.
Bước 4: Chọn nguồn dữ liệu để đưa vào danh sách
Bạn còn nhớ các ô sheet chứa dữ liệu đã nói ở đầu bài không?
Những ô sheet chứa tên của tất cả người lao động trong công ty sẽ được dùng như là nguồn cấp dữ liệu đầu vào cho danh sách thả xuống.
Giờ là lúc khai báo dữ liệu trong dải ô để Excel có thể kết nối dữ liệu nguồn (tên của người lao động trong sheet) với ô danh sách thả xuống (ô B1).
Click vào trường dữ liệu dải ô “Source:”
Sau đó click bôi chọn tất cả dữ liệu tên trong sheet.
Click “OK” sau khi hoàn tất.
Mẹo giúp bạn chọn nhanh toàn bộ dải ô mà không cần phải kéo chuột như hình trên.
Click vào ô dữ liệu đầu tiên (ở đây là A2) sau đó nhấn giữ Ctrl + Shift + Mũi tên xuống. Thao tác này sẽ giúp bạn chọn nhanh một dải ô chỉ trong chưa đầy một giây.
Bước 5: Kết quả thực hiện!
Và đây là thành quả lao động của bạn, thật nhanh gọn phải không nào?
Trên đây GhienCongNghe đã hướng dẫn bạn cách tạo danh sách thả xuống trong Excel chỉ trong vòng chưa đầy một phút (có khi ít hơn). Nếu bạn thành thục các bước trên, có thể chỉ mất tầm 10-15 giây để có thể tạo xong một danh sách như vậy.
Nếu bạn thấy bài viết này có ích, hãy Like & Share để ủng hộ team hoặc để lại comment bên dưới để cùng thảo luận nếu bạn có những phương pháp khác nhé.
Tham khảo Spreadsheeto
Có thể bạn cần biết:
